Datu apstrādes noteikumi

Spēkā no 2026. gada 15. oktobra

1. Puses un piemērošana

Šie noteikumi ir lietošanas noteikumu neatņemama daļa un ir datu apstrādes līgums Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) 28. panta izpratnē starp uzņēmumu, kas izmanto Darbio (turpmāk - "Klients"), kā datu pārzini un SIA ReachBeyond, reģ. Nr. 40203647336, PVN Nr. LV40203647336, juridiskā adrese: Jaunciema gatve 163-13, Rīga, LV-1023 (turpmāk - "Darbio") kā datu apstrādātāju. Klients tiem piekrīt, reģistrējot kontu.

2. Apstrādes priekšmets un raksturs

Priekšmets un mērķis: Darbio pakalpojuma sniegšana - darbu plānošana, izpildes fiksēšana, saziņa ar tehniķiem un rēķinu sagatavošana.
Ilgums: kamēr Klients izmanto pakalpojumu, un pēc tam līdz datu atgriešanai vai dzēšanai saskaņā ar 8. punktu.
Datu subjekti: Klienta klienti un to kontaktpersonas, Klienta darbinieki (biroja lietotāji un tehniķi).
Datu veidi: vārdi, adreses, tālruņa numuri, e-pasta adreses, darbu apraksti, darba laika uzskaite, fotogrāfijas, paraksti, rēķinu dati un cita informācija, ko Klients ievada sistēmā.

Klients nodrošina, ka tam ir atbilstošs tiesiskais pamats personas datu apstrādei. Darbio nav paredzēts īpašu kategoriju personas datu, piemēram, veselības datu, apstrādei. Klients apņemas šādus datus sistēmā neievadīt, ja vien puses nav atsevišķi vienojušās par to apstrādi un nepieciešamajiem aizsardzības pasākumiem.

3. Darbio pienākumi

Apstrādāt personas datus tikai saskaņā ar Klienta dokumentētiem norādījumiem, izņemot gadījumus, kad apstrādi pieprasa piemērojamie Eiropas Savienības vai dalībvalsts normatīvie akti. Šādos gadījumos Darbio pirms apstrādes informē Klientu, ja vien normatīvie akti to neaizliedz. Par norādījumiem uzskata šos noteikumus un Klienta darbības sistēmā. Ja norādījums, mūsuprāt, pārkāpj VDAR, Darbio par to informē Klientu.
Neizmantot Klienta datus saviem mērķiem, reklāmai vai nodošanai trešajām personām, izņemot 5. punktā minētos apakšapstrādātājus vai ja to prasa normatīvie akti.
Nodrošināt, ka personas, kurām ir piekļuve datiem, ir apņēmušās ievērot konfidencialitāti.
Palīdzēt Klientam izpildīt datu subjektu pieprasījumus.
Palīdzēt Klientam izpildīt VDAR 32.-36. panta pienākumus - attiecībā uz apstrādes drošību, personas datu aizsardzības pārkāpumiem, ietekmes novērtējumiem un iepriekšējo apspriešanos ar uzraudzības iestādi -, ņemot vērā apstrādes raksturu un Darbio rīcībā esošo informāciju.

4. Drošības pasākumi

Visi savienojumi ar sistēmu ir šifrēti (HTTPS), un dati glabātuvē ir šifrēti.
Katra uzņēmuma dati ir nodalīti - lietotājs redz tikai sava uzņēmuma datus, un tehniķis piekļūst tikai tehniķa lietotnes funkcijām.
Paroles un tehniķu PIN tiek glabāti, izmantojot drošas kriptogrāfiskas jaucējfunkcijas; atkārtoti neveiksmīgi pieslēgšanās mēģinājumi tiek bloķēti.
Katru nakti tiek veidota šifrēta datubāzes rezerves kopija, ko glabājam 30 dienas. Rezerves kopijas ir paredzētas pakalpojuma atjaunošanai sistēmas mēroga kļūmes gadījumā.
Piekļuve ražošanas sistēmām ir tikai pilnvarotām personām, un sistēmas kļūdas tiek uzraudzītas.
Drošības pasākumus regulāri pārskatām un pielāgojam, ņemot vērā riskus un tehnoloģiju attīstību.

5. Apakšapstrādātāji

Klients dod vispārēju atļauju izmantot apakšapstrādātājus, kas palīdz nodrošināt pakalpojumu: datu un failu glabāšanu, lietotnes serveri, pieteikšanos, e-pasta un paziņojumu piegādi, kļūdu uzraudzību un rezerves kopiju glabāšanu.

Darbio nodrošina, ka apakšapstrādātājiem tiek noteikti personas datu aizsardzības pienākumi, kas pēc būtības atbilst šajos noteikumos paredzētajiem pienākumiem. Darbio ir atbildīgs Klienta priekšā par apakšapstrādātāju saistību izpildi.

Apakšapstrādātāju sarakstu ar to atrašanās vietām sniedzam pēc Klienta pieprasījuma, rakstot uz support@darbio.lv.

Par plānotu jauna apakšapstrādātāja pievienošanu vai esošā aizstāšanu informēsim Klientu e-pastā vismaz 30 dienas iepriekš, un Klients var pret to iebilst. Ja puses nevar vienoties par pamatota iebilduma atrisināšanu, Klients var izbeigt pakalpojumu saskaņā ar lietošanas noteikumiem. Ja aizstāšana ir steidzami nepieciešama drošības dēļ, Klientu informējam iespējami drīz, un iebildumu var izteikt arī pēc izmaiņām.

6. Datu nodošana ārpus EEZ

Datubāze un serveri atrodas Eiropas Savienībā. Ja apakšapstrādātājs apstrādā datus ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, nodošana notiek, pamatojoties uz VDAR V nodaļā paredzētu mehānismu, piemēram, Eiropas Komisijas lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību vai Eiropas Komisijas apstiprinātajām līguma standartklauzulām.

7. Personas datu aizsardzības pārkāpumi

Ja Darbio kļūst zināms par personas datu aizsardzības pārkāpumu, kas skar Klienta personas datus, Darbio bez nepamatotas kavēšanās informē Klientu, cenšoties sniegt sākotnējo paziņojumu ne vēlāk kā 48 stundu laikā.

Darbio sniedz pieejamo informāciju par pārkāpuma raksturu, skartajiem datiem, iespējamām sekām un veiktajiem vai plānotajiem pasākumiem. Ja visa informācija sākotnēji nav pieejama, Darbio to papildina bez nepamatotas kavēšanās.

Klients kā datu pārzinis izvērtē, vai pārkāpums ir jāpaziņo uzraudzības iestādei un datu subjektiem saskaņā ar VDAR prasībām.

8. Datu atgriešana un dzēšana

Pēc pakalpojuma sniegšanas beigām Darbio pēc Klienta izvēles nodrošina Klienta personas datu atgriešanu (datu eksportu) vai dzēšanu. Pēc datu atgriešanas vai dzēšanas Darbio dzēš arī esošās datu kopijas, izņemot gadījumus, kad to glabāšanu paredz piemērojamie normatīvie akti.

Rezerves kopijās esošie dzēstie dati tiek neatgriezeniski dzēsti 30 dienu laikā, kad attiecīgās rezerves kopijas tiek aizstātas. Līdz tam tiem piemēro tos pašus drošības pasākumus, un tos neizmanto ikdienas pakalpojuma sniegšanai.

Neizmantotu kontu datu glabāšana ir noteikta lietošanas noteikumu 6. punktā.

9. Pārbaudes

Darbio pēc Klienta pieprasījuma sniedz informāciju, kas nepieciešama, lai apliecinātu šo noteikumu un VDAR 28. panta prasību izpildi.

Klients vai tā pilnvarots neatkarīgs auditors var veikt pārbaudes, tostarp inspekcijas, iepriekš saskaņojot to apjomu, laiku un norisi ar Darbio. Pārbaudes plāno ar saprātīgu iepriekšēju paziņojumu, lai netraucētu pakalpojuma darbību un neapdraudētu citu klientu datu drošību. Steidzamos gadījumos, tostarp pēc būtiska personas datu aizsardzības pārkāpuma, pārbaudi var veikt paātrināti.

Pārbaudes izmaksas un praktisko norisi puses saskaņo, ievērojot samērīguma principu.

10. Darbības laiks

Šie noteikumi ir spēkā, kamēr Darbio apstrādā Klienta personas datus. Ja tie ir pretrunā ar lietošanas noteikumiem jautājumos par personas datu apstrādi, noteicošie ir šie noteikumi.

Jautājumi? Rakstiet mums: support@darbio.lv